Quem deve fazer o diário de obras?
Imagine uma obra de pequeno porte, em que o engenheiro é, ao mesmo tempo, da produção, do suprimento, do planejamento e do RH. Ou seja, não há escapatória. Será ele mesmo, o engenheiro, o responsável técnico por redigir o diário de obras.
Agora, vamos passar para um ambiente mais amplo, de obra média e/ou de grande porte. No meu entendimento, deveria haver uma colaboração interna para a elaboração do registro de todas as atividades no diário de obras.
Até mesmo porque o engenheiro do escritório, a quem tradicionalmente compete a tarefa, não consegue saber o que aconteceu naquele dia em todas as frentes do canteiro de obras.
Em obras maiores, como a construção de hidrelétricas e rodovias, não é raro as construtoras terem um setor de administração contratual. Esse departamento tem entre suas atribuições justamente manter o diário de obra.
Isso não dispensa, contudo, uma conversa constante com o pessoal da produção.
Quando o RDO deve ser feito?
O nome diário de obras já dá uma pista de sua periodicidade. Porém, eu te pergunto: o RDO é realmente preenchido diariamente na sua obra?
A resposta sincera é: quase nunca.
Preencher RDO dá trabalho, é uma tarefa chata e que toma tempo. Os engenheiros têm coisas mais importantes a fazer (pelo menos, eles acham isso).
Dessa forma, na prática, eles preenchem todos os RDO da semana de uma única vez, quando não o fazem uma vez por mês.
Isso é um erro. Sabe por quê?
O engenheiro precisa resgatar da memória o que aconteceu, em que dia foi o fato, se houve troca de informações etc. Às vezes, essas anotações estão registradas em uma agenda largada no banco de trás do carro.
Em suma, a informalidade (e o chute) imperam na elaboração desse que é um documento oficial de registro da execução dos serviços e das atividades executadas.
Vou te dar uma sugestão. Se você não puder fazer o diário diariamente, crie uma sistemática. Defina um horário fixo na semana e destine algum tempo para coletar as informações relevantes.
O que deve ser registrado?
A finalidade primária do RDO é registrar tudo o que ocorreu de relevante naquele dia. Num quartel, numa fábrica, ou numa missão de trabalho é comum que se faça um livro composto por partes diárias. Em uma obra não pode ser diferente. É preciso que no diário de obras constem os serviços executados a cada dia.
A figura abaixo ilustra o que seria um registro ideal, por sua abrangência e detalhe de informações.
Afinal, qual é a utilidade do diário de obras (RDO)?
O diário de obras tem múltiplas utilidades. Uma delas, cujo valor só se percebe quando há conflito entre contratante e contratada, é servir de registro histórico que valha como prova.
O que mais ocorre quando se deflagra uma controvérsia contratual é o construtor alegar que não teve frentes de serviço liberadas, que houve alteração de projeto de última hora e que suas equipes, máquinas e equipamentos ficaram ociosas.
Pense comigo. De onde virá a comprovação de que isso realmente ocorreu? Do RDO!
Lembre-se que o diário de obras é importante porque tem valor legal, por ser bilateral e contemporâneo aos fatos. Por isso, registre!
Em meu dia a dia, eu lido bastante com resolução de controvérsias e arbitragem em contratos de construção. Uma matéria-prima que tenho para formar o convencimento é justamente o RDO.
Além disso, o diário de obras permite listar problemas e acertos ocorridos no dia a dia das obras. Com isso, fica mais fácil fazer o planejamento de obras e até repensar o layout do canteiro.
Outro benefício do diário de obras nesse sentido é o rastreamento das atividades e processos que possam estar causando desperdício no canteiro de obras.
No entanto, na maior parte das vezes, esses registros padecem de alguns dos seguintes males:
- Má redação;
- Omissão de fatos;
- Contradição em dias consecutivos (especialmente na quantidade de pessoas/equipamentos);
- Rasuras;
- Falta de assinatura.
Não se esqueça de que o RDO é uma obrigação! O CONFEA, inclusive, tem uma resolução sobre o assunto.
Sistema informatizado de RDO
Até pouco tempo atrás, o diário era comprado em papelaria. Um livrão de capa grossa, com folhas brancas e amarelas (uma via para cada parte) e papel carbono. Esse era o modelo de diário básico.
No entanto, tenho notado no mercado uma oferta cada vez maior de sistemas de RDO eletrônico. Alguns são simples e baratos para pequenas obras. Outros complexos e caros para grandes obras. Atendo-me a sistemas mais robustos, são estes os requisitos mais importantes para um RDO eletrônico:
Anotações bilaterais para um diário de obras
Esta é uma funcionalidade óbvia, já que o objetivo do diário de obras é permitir anotações das duas partes: contratante e contratada. Geralmente deve ser preenchido primeiro pela empresa contratada (a construtora, no caso).
No RDO eletrônico, é necessário haver um sistema de restrição de acesso, de forma que só determinadas pessoas estejam habilitadas a inserir informações. Importante também assegurar que registros antigos não podem ser editados depois.
Fotos
Uma imagem vale mais do que mil palavras. Às vezes, nós nos deparamos com a necessidade de anexar fotos ao diário de obras, a fim de mostrar um detalhe uma imperfeição, a ocorrência de algum imprevisto, etc. No diário manual isso é mais complicado, porque tem que imprimir e grampear. No RDO eletrônico, o problema some.
Croquis
Uma feição que pode ajudar na explicação do registro é fazer um croqui. Se feito à mão, ele pode ser fotografado. Entretanto, o sistema pode ir além e conter um arranjo geral da obra para que o engenheiro aponte o local da ocorrência.
Pessoal e equipamento
A quantidade de operários e equipamentos de construção precisa ser informada. No início da obra, pode-se cadastrar todos os equipamentos que a obra virá a utilizar, bastando ao engenheiro informar a quantidade. Uma boa medida é o sistema mostrar as quantidades do dia anterior, cabendo a quem preenche o RDO confirmá-las ou ajustá-las. Sugiro que o sistema permita dividir esses dados por frente de serviço — numa estrada ou numa barragem, por exemplo, são muitas as frentes simultâneas.
Busca de palavras
Imagine que você tenha 600 folhas à sua frente e tenha que procurar onde há registros de paralisação, liberação de área ou guindaste. É um trabalho insano que pode ser simplificado no RDO eletrônico.
Lista de pendências
O engenheiro pode registrar uma ocorrência e informar que se trata de uma pendência. Essa marcação ajuda a gerar um relatório de pendências, útil em reuniões de acompanhamento e para alocação de responsáveis.
Dados atmosféricos
Os dados dignos de registros são o tempo (sol, chuva, temporal), o impacto do tempo na obra (serviços paralisados) e a precipitação atmosférica (se a obra tiver um pluviômetro).
Off-line e on-line
A falta de sinal de internet em locais remotos não pode ser justificativa para não se fazer o diário. Um sistema competente tem que armazenar o registro para envio futuro à outra parte assim que o sinal for restabelecido.
Assinatura
Num sistema informatizado de RDO, a assinatura pode ser eletrônica.
O que não pode é ter registro sem assinatura, principalmente do lado do contratante, um mal que tenho visto assolar obras de todos os tipos.
Ou seja, uma boa tática pode ser gerar um relatório de pendência de assinatura e, quem sabe, até um sistema de penalização.
Por